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如何当好社团秘书长
2012-12-8  11:8

一、秘书长的主要职责与作用

在民政部章程示范文本中,秘书长的基本功能主要有三方面:一是主持办事机构日常工作;二是协调分支、代表、实体机构开展工作;三是提名或决定相关人员的选用。可以说是日常的人事、财务、事务大权集于一身,尽管因各自具体情况会有不同的设置与分工,但秘书长的选配与职能作用至关重要。

(一)组织职责与核心作用。组织职责体现在:日常工作、年度工作计划的组织、实施、落实与目标的实现;内部机构与分支实体机构的力量组合;办事机构及各部门的组织发展,包括人员配备、业务开拓、组织建设诸方面。核心作用体现在:对全局要心中有数,有思路并有能力组织各方力量推进社团工作不断发展,其核心作用的发挥直接影响到社团工作的质量与水平。

(二)综合职责与协调作用。综合职责体现在:要善于处理好五个方面的工作关系,即一是组织办事机构实施工作与年度计划要对理事会负责,处理好与会长及理事会的关系。二是组织实施日常工作中要处理好办事机构内部各方面的关系。三是组织处理好与各分支机构、代管机构与实体机构之间的工作关系。四是处理好社团与上级、相关部门之间的工作关系以及社会各方面的关系。五是处理好与各会员单位及会员的关系。哪个关系处理不妥、不当,都会影响社团的形象与工作效率。协调作用体现在:通过秘书长工作,整合资源,化解矛盾,使社团上下畅通,左右融通,创造出团结和谐的工作环境。

(三)服务职责与示范作用。服务职责主要体现在:一是当好参谋。在组织实施工作中不能仅作执行者,更要善于不断提出建设性的意见与建议,为会长、理事会当好参谋,以不断改进工作,提高水平。二是当好助手。秘书长组织办事机构工作要对理事会负责,也要对会长负责,要当好会长的助手,要经常汇报沟通,听取会长们的意见,并汇总提练,合理部分要付诸实施,一定要摆正和处理好与会长和各位副会长之间的关系,发挥集体的作用。三是当好服务员。秘书长就是最好的服务员,了解情况,关系面广,为各分支机构、为会员、为上级机关、相关部门等提供信息等最便捷。所以,不要把自己当领导,要不辞辛苦,心甘情愿地为各方面履行好服务。

示范作用体现在:对外展示社团的良好形象,对内起到模范带头作用,以自己诚信服务的言行和业绩,引领团队不断提升服务力。

二、秘书长的基本素质要求

(一)较好的政治素质。一要有较强的事业心与责任感,这是做好一项工作的基础。不论从事何种职业,也不论所处的内外部环境是否尽人意,只要把工作当做事业去做,全身心地投入,就一定会取得成效。只有具备较强的事业心与责任感及创业和敬业精神,才能熟悉社团,熟悉会员企业,热心社团工作;才能努力开拓,不断创新,干几件让政府认可、企业欢迎的实事。当前,特别需要增强社会责任感,在团结、引领职工,构建和谐社团、和谐社会中有所作为。二要有较高的政策理论水平与处置能力。要及时了解、掌握党和国家的各项方针政策,并用于指导工作。要把具有一定的理论水平、熟悉社团和社会经济及行业情况作为基本功,不断提高处置各种矛盾和为群众解疑释惑的能力和水平。三要有较强的政治敏锐性与超前意识,要善于勤于学习、捕捉新的知识信息,要善于开动脑筋,思考研究问题,并能适时提出工作发展的意见与建议。

(二)较好的业务素质。一要具备对社团发展及业务知识的了解及见解,要学习掌握其发展的基本业务、基本规律,并能结合实际,提出问题并加以改进。二要对所处行业的情况与知识有所掌握,要了解所处行业、社团服务对象及其需求,并不断学习新知识,掌握新情况,有的放矢地改进服务。三要具备所从事职业的岗位知识与能力。要清楚自己的岗位职能与要求,自觉学习并掌握与职业密切相关的基本知识(如教育学、心理学、社会学等),有目的地培养自己的学习能力、文字能力、表达能力、沟通能力及创新能力等,并树立高标准,不停顿地加以改进和提高。

(三)较好的个人修养。一要有健康向上、笑对人生的心态。切记“事能知足心常惬,人至无求品自高”。不要认为自己的工作低人一等,要增强光荣感,树立正确的世界观、人生观、价值观。二要有虚怀若谷、宽以待人的胸襟,对人以诚相待。要关心群众,并善于虚心向群众学习,善于团结同志一道工作。三要有吃苦耐劳、甘于奉献的美德。秘书长大事、小事都要做,而且都要做好,必须不辞辛苦,默默无闻,甘于奉献,不求回报。四要有感染带动、融合亲和的个人魅力。秘书长是社团中很重要的角色,一定要有亲和力,才能团结带领团队共同奋斗,思想政治工作者更要注重个人魅力的培养。具体修养要求为:

1.加强学习研究,不断提高充实自己。任何一项事业的开拓都会充满挑战,充满艰辛,但也充满快乐。只要我们欣然面对,敢于挑战,不懈追求,就一定能够享受人生,享受快乐。社团是在我国社会主义市场经济条件下应运而生、蓬勃发展的新事物,我们有幸赶上一个好时代和一个极好的机遇,如果我们能够通过自身的实践,探索出一些有益的东西,也是为社团的发展做出了贡献,我们要有这种自觉的意识。要加强对社团发展方针政策和内外部环境的研究,以不断提高、充实自己。

2.讲究工作方法和艺术。一个人的能力、精力是有限的,人也不可能成为全才,但只要我们善于博采众长,善于团结一切可以团结的力量形成合力,就没有战胜不了的困难。秘书长的工作千头万绪,但决不能气馁或烦躁,更不能事无巨细,陷入事务性的工作中,要能当好主角,演好自己的戏,又要会当导演,为别人搭台唱戏,任何一项工作的成功都是集体智慧的结晶。要潜心学习,注重调查研究,讲究工作方法、工作艺术,提高工作效率与效果。

3.注重自身修养,不断提升人格魅力。培养自身的人格魅力十分重要,尽管我们工作的环境不尽相同,很多地方亟待改善,但只要我们注重自身的学习修养,并勤于思考,勇于实践,善于开拓,肯于耕耘,就一定能够在平凡的岗位上有所成就。由于秘书长在社团中所处位置的特殊性,决定了秘书长必须注重自身综合素质的提高。在一定程度上,你的言行、品德和作风会直接影响你所在组织的形象。我相信,一个很有人格魅力的秘书长,所带领的一定是一个很有活力、战斗力的团队。

三、秘书长的工作要求

归纳起来,就是要五勤、当好八大员:

(一)要“五勤”:一要“勤于动脑”:就是要吃透上级精神,联系本地实际,为社团发展献计献策,为领导决策当好参谋。

二要“勤于动口”:就是要经常向社团主管领导勤请示、勤汇报、抓落实;

三要“勤于动手”:就是要笔耕不辍,做好社团工作的写实记录,每年要定期搞好工作计划和工作总结,筹备召开社团年会,根据社团理事会的人员变化,适时召开大会进行增补。

四要“勤于动腿”:就是要深入实际,调查研究,勤于吃苦,乐于奉献,为会员单位竭诚服务。

五要“勤于学习”:面对信息时代的迅速到来,要强化知识更新,增强与时俱进意识,力求成为行家里手。

(二)当好“八大员”:

1.社团的生命力在于“活动”,要善于动脑筋摸情况,根据社团情况,结合政府部门和会员企业的需求,积极开展社团活动,要把握好年会、换届、年检、培训会、理事会、展会、协调会等重大活动的关节点,起好策划者的作用,当好社团工作的管理员;只有不断地进行组织策划并要策划得好、活动好、关节点把握好,社团在社会上才能有影响,秘书长在会员企业中才能有地位。

2.要搭建会刊、网站平台,承担编辑职责,宣传会员、宣传社团、宣传法律界法规与党和国家的各项方针政策,当好通讯员。宣传会员和社团,就能增强社团的凝聚力,会员企业就会将会费当作宣传费乐意缴纳;宣传法律界法规与党和国家的各项方针政策,就能端正社团活动的方向,促进行业自律。

3.要善于发挥桥梁作用,与各方面建立良好的关系,当好协调员。社团的工作手段之一就是协商、协调,及时协调社团内部关系,及时协调社团与政府及社会各界关系。社团的资本就是桥梁和纽带。它立足在社会上要使社会的各方面都得到利益和实惠,要通过桥梁和纽带发挥对上对下协调服务作用。通过大量的协调来解决问题。可以把各方面的人都请来,可以把一些部门的领导请来,专家请来,让他们听听大家的意见,了解一下情况,相互沟通,也可以请他们讲一讲,请专家进行策划等。所以,我们社团要起这么个作用,政府和企业都很重视这一点,他们都需要这个“桥梁”。

4.要组织开展社团交流、评比、表彰等活动,发挥角色演员作用,当好组织员;只有驱恶扬善,扶植正气,树立学习榜样,才能促进社团健康发展。

5.要组织培训、学习,当好辅导员;努力提升会员素质和社团整体素质。

6.要为理事会、为社团发展、为会员多出主意,多想办法,当好策划员。

7.要倾听并反映会员呼声,自觉维护会员合法权益及行业整体利益,当好维权监督员。

8.要发挥主观能动性;有治有理,有管有疏;既有埋头苦干的务实精神,又有不懈追求的创新精神;既有头脑,又有韬略;努力增强社团凝聚合力,当好社团服务员。

秘书长既是个“大管家”,需要八面玲珑,面面俱到;秘书长又是头“老黄牛”, 需要默默无闻,忠于职守。既然当了秘书长,就要为自己树立高标准,本着对事业负责的精神,办实事、办好事、办对事,力争做到名副其实。

 

主要参考文献:于清笈“怎样当好行业协会秘书长”--中国行业协会Uwin电竞网、河南省工商业联合会网—“怎样当好秘书长”、穆道国—“努力当好‘六员’ 做称职的协会秘书长”--沈阳社会组织网

                                                                                                                     (江传勇2012-11-30编写)





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